业务：工作流所指业务涵盖了与经营相关的活动。
串行或并行：业务中的步骤也许以一步接着一步的方式进行，我们称之为串行；或者由不同的人或组合根据不同的情况处理，我们称之为并行。
两个或两个以上的人：如工作流的名称所表达的含义，一个人处理的业务不称其为工作流， 只有任务从一个人"流"向另一个人的时候，才有工作流。
共同的目标：个体参与工作流必须是为了同一个工作目标。如果个体处于两个相互独立的项目之中，不会产生工作流。
由于上述定义也许包含了物质生产和产品，所以我们以"业务工作流"来强调所讨论的不仅仅是制造业，而是业务的自动化。
将工作进程结构化，创建工作流过程如下：
定义一个工作团队需要同时受业务规则控制的活动或任务。
将该任务细分为"子任务"，又称"步骤"。每一步骤代表一个人或逻辑上不可或却的事项。 一个任务可以多种不同方式进行细分。如何将业务细分为最合理的步骤需要良好的业务判断能力。
考虑每个步骤的工作分配。即该步骤所定义的功能及所需的技能与参与该步骤的人是否匹配。
考虑所有被用来完成任务的外部应用程序，是否有能被自动化的手工步骤，从而成为工作流的一部分。
注意步骤之间的先后次序。
如部分步骤是基于条件的，那就需要根据条件的不同区分不同的步骤。
画出流程图，定义各个步骤的职能和参与者。
创建完成子任务的各个步骤的表格、文件和详细指示。
如你所见，工作流包括序列化的步骤和进程。任务按实现规定的规则和条件从一个步骤"流"向另一个步骤。
工作流的问题
在工作流自动化出现以前， 所有的工作流都是通过手工实现的。 较典型的是某项任务中的步骤要求参与者批阅文档或表格组成的文件。完成批阅及填写完表格中的相关内容后，文件被人工地传到下一步的执行者。需要对进程的参与者进行关于进程路由的培训，否则文件就会留在文件夹里得不到处理。对任务执行情况的监控必须四处打听究竟完成到了哪一步。没有简单的方法去了解任务是否拖延或文件是否丢失，也无法了解这种流程的成本到底是多少。 手工工作流的处理方法存在如下的问题：
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