工作流软件并不创建业务流程，但是，当您在设计业务流程定义和添加要求的业务规则定义时，把工作流应用到业务流程时当然集中了该流程的细节。工作流可以被看作是业务流程中的谁？什么？何时？这几个问题的答案的实现。
谁？
谁是业务流程流所涉及的参与者？他们担任什么角色？他们是如何被组织的？分组是灵活而动态的？还是更为固定而静态的？不仅是人，更多实体可以成为工作流参与者。组织、应用程序、员工、Web 服务和其他工作流可以是谁这个问题的答案。把参与者抽象为角色将使一个工作流更为健壮。举例来说，您不必冒着在工作流中产生瓶颈的危险来指定员工 A 或员工 B 必须做某项任务，或者忍受每次有人调任或晋级时都必须修改特定员工名单时令人头痛的维护工作，您可以允许任何具有管理员（Supervisor）角色的人来执行该任务，这样会减小产生瓶颈的风险，还能降低维护成本。
什么？
参与者要做哪些工作？他们如何来做他们的工作？他们要批准什么事情吗？他们执行事务吗？他们创建文档吗？跟踪库存吗？向供应商询价吗？开展商业活动吗？把信息传递给其他参与者吗？有些工作流是完全自动的，而有些则由必须通过人来执行的手工任务组成。更为常见的是，工作流是这两种类型的结合。例如，向供应商询价可以是一组由人来执行的人工任务之一，但也可以变为一个对 Web 服务的编程调用，该服务根据供应商和向其提供的物品信息返回价格。
何时？
参与者如何知道工作何时开始？工作何时完成？参与者以什么顺序进行他们的任务？他们是以串行还是平行方式工作？如果只是有时工作，那么是在什么情况下？每个任务要持续多长时间？是否有确定的截止期限？如果任务没有成功完成，是否要重新再来？当一个业务流程中包含目前由人仅在白天完成的任务，而对这些任务的检查结果是把它们变为自动地、在任何时间执行，这样人就被解脱出来，可以去完成其他任务，而后来变为自动执行任务不必等待某人去执行。
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