实施工作流管理的目的是为了业务流程的计算机化或自动化。企业都有着许多既定程序的业务，这时利用工作流自动化，将大大提高效率，提升核心竞争力。另外，工作流技术还可作为OA、ERP等办公和管理软件的“基本引擎”，意义非凡。
由于工作流处于不显眼的系统底层，以致我们对工作流有某种漠视。但新的应用需求将让我们不得不重新审视工作流及工作流管理系统。
严格甄别工作流
在本专题的专家稿中，对工作流以及工作流管理系统有详细科学的定义，不再赘述。这里只是强调一下工作流的十大特征：图形化的工作流定义、角色（任务可指派给“角色”或“职能”）、规则、例外处理、监管、测算（产生工作流状态的报表）、仿真（系统实施前可在单机上测试）、主动性（主动通知、催办和移交任务）、数据库连接、文档附件（可对文档的流转进行有效的管理，以支持关键流程）。
这十大特征将极大地帮助我们理解分辨何为真正的工作流，因为即使是“工作流管理联盟”的科学表述，好像也不能完全消除对工作流的某些误读。一种普遍的误解认为，基于消息的群件产品是一种工作流管理方案。事实上，这是不完全的。基于消息的群件产品都具有工作流的概念，但并非完备的工作流管理系统。
如果我们套用工作流的十大特征，将会辨清群件产品只是在“文档附件”方面具备工作流的特性，难以完全满足业务流程的自动化预测、监管等。
对于工作流还有一种常见的分类，即分为“使能型工作流”、“引擎型工作流”、“特定应用工作流”和“通用工作流”。其中“使能型工作流”本质上不属于工作流产品，但可通过增加逻辑和编码，建立工作流解决方案；“引擎型工作流”则可与其他系统结合，是当前研究的重点。正是从这个分类出发，也有人称群件产品为“使能型工作流”，或者“单纯的文档型工作流”。