整个系统的工作方式如下：
(1)、工作流应用建模人员通过Web浏览器将过程及表单定义工具从Web服务器上下载下来，完成应用系统的建模，即实际工作流程的定义。建模结果以XML-WPDL文档保存在服务器中，并可反复修改。
(2)、客户端用户通过浏览器登录到Web服务器，此时可以启动新的流程、处理其工作项等。每个工作项都与一个表单对应。在表单中以各种不同的方式表示需要处理的数据。用户可以通过客户端所提供的各种工具（如CAD系统、CAPP系统、字处理系统）对这些数据进行处理。在此过程中可以与数据库系统进行交互，如查询数据库中信息，或将某些应用数据保存到数据库中等。处理完成之后可将其提交，然后工作流执行机将根据表单中数据生成下一个工作项，并通知相应的用户进行处理，如此直至整个流程的完成。
(3)、管理人员使用工作流管理监控工具对工作流的运行实例、活动实例的状态情况进行监控和管理，如挂起、重启动、终止某个过程实例。
4、基于Web的工作流管理系统的设计原理与实现机制
基于Web_WfMS的总体设计，将从工作流模型、工作流执行机、安全权限控制等3个方面讨论本系统的实现机制。
4.1 工作流模型
工作流模型是整个工作流系统设计的基础，也是过程定义人员进行系统二次开发的基础，模型描述能力的强弱决定了系统所支持应用范围以及系统的灵活度。在工作流模型方面，工作流管理联盟定义的过程元模型定义了6个基本实体：过程定义、活动、转换条件、工作流相关数据、角色、需要激活的应用程序。
各种不同的建模工具仅是对工作流模型的一种形式化的描述，为了实现不同的WfMS的过程定义能相互交互，在本系统中采用了其于XML的过程定义语言对过程建模进行描述（如图3）。
下面将分别介绍XML_WPDL的过程定义、活动和转换条件三种实体的描述。
① 过程定义
② 活动定义
③ 转移条件
4.2 工作流机的实现与异常处理机制
工作流执行服务是工作流管理系统的核心。工作流执行服务由一个或多个工作流机组成。工作流机实际上是企业经营过程的任务调度器，在某种程序上还是企业资源的分配器。在采用工作流管理系统支持经营过程运行的企业中，工作流机可以看成是企业的业务操作系统（BOS）。工作流机的主要功能是：解释过程定义、负责调试流程的运行、即创建和管理过程实例运行、调度活动的运行并创建要处理的工作项、维护工作流控制数据和相关数据、维护用户的工作列表。工作流执行机的结构如图4所示：
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