1993年工作流管理联盟成立，制定了相关的系列标准，同时给出了工作流的定义：“工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。”当然，还有其他的一些定义，但基本上都说明，“工作流是经营过程的一个计算机实现，而工作流管理系统则是这一实现的软件环境”。
使用工作流来作为经营过程的实现技术，首先要求工作流系统能够反映经营过程的如下几个方面的问题：经营过程是什么（活动、任务）？怎么做（条件、规则）？由谁来做（组织、角色）？做得怎样（监控）？
工作流管理系统的定义是：“工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。”工作流系统不同于ERP系统，但只有在工作流管理系统的支撑下，通过集成具体的业务应用软件系统（ERP、CRM、SCM等），才能良好地完成对企业经营过程运行的支持，在更广的范围内，不同的时间跨度上做好企业的经营管理，提高企业的整体水平和竞争力。
2．工作流管理系统的体系结构
为了实现工作流技术的标准化和开放性，对异构的工作流管理系统与其他应用系统之间的集成，工作流管理联盟提出了工作流管理系统体系结构的参考模型，该模型中规范了功能组成部件和接口。
工作流管理系统体系结构图
从图中的体系结构中，我们可以看出，工作流管理系统主要内容分三部分：
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